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On this page:
Agenda for the next meeting or last meeting:
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| Chacombe Parish Council – Public Information |  |
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In accordance with the provisions of the "Freedom of Information Act 2000" there are classes of information that our Parish Council needs to publish. It forms a "Model Publication Scheme for Chacombe Parish" and i t is divided into a number of classes, which are described on this page. The information contained in each class will be available in a variety of formats. In the first instance it is available as hard copy on request from the Clerk to the Council or by inspection at the Clerk's home address or other suitable premises by prior appointment. Secondly, the web site will feature some of the information, but, due to the volume of information that is to be made available, it may not prove possible to provide all of it through the web site. Latest Parish Council Minutes can only be publicised when they have been approved by the Parish Council. Approval of minutes takes place at the next Parish Council Meeting in the following month. |
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| CORE CLASSES OF INFORMATION | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1) COUNCIL INTERNAL PRACTICE AND PROCEDURE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Minutes of council, committee and sub-committee meetings – limited to the last 2 years Procedural Standing Orders Council's Annual Report to Parish Meeting Downloads |
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| 2) CODE OF CONDUCT | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Members Declaration of Acceptance of Office Members Register of Interests Register of Members Interests Book |
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| 4) EMPLOYMENT PRACTICE AND PROCEDURE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Terms & conditions of employment Job descriptions |
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| Exclusions – ' personal records' i.e. appraisals, employee specific salary details, disciplinary records, sickness records and the like by virtue of being personal data under the Data Protection Act 1998 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5) PLANNING DOCUMENTS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Responses to planning applications | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Exclusions – Copies of planning consultations, the Development Plan, Structure Plan, Local Plan and Rights of Way/Footpath maps all of which are available from the local planning and/or highway authority respectively | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6) AUDIT AND ACCOUNTS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Annual return form – limited to the last financial year Annual return form – limited to the last financial year Annual Statutory report by auditor (internal and external) – limited to the last financial year Receipt/Payment books, Receipt books of all kinds, Bank Statements from all accounts – limited to the last financial year Precept request – limited to the last financial year VAT records – limited to the last financial year Financial Standing Orders and Regulations Assets register – this will include details of commons/village greens owned by the council including management schemes for commons as well as village halls, community centres and recreation grounds. Exclusions – all commercially sensitive information e.g. quotations and tenders, loan documentation and insurance policies. With regard to quotations and tenders, this information is treated as confidential to ensure that the whole tender process is fair i.e. if tender information is released to a third party prior to the end of the tender period those who initially submitted tenders could be undercut and/or unfairly disadvantaged. |
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| OPTIONAL CLASSES OF INFORMATION | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF POLICY | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Village Appraisal | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| COUNCIL CIRCULARS / NEWSLETTERS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ALLOTMENTS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Plans download pdf Standard tenancy Agreements |
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| Exclusions – individual tenancy agreements and rent payment records under both privacy and data protection laws | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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